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Elektronische Rechnungen ab 01.07.2011 möglich

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Rubrik: Aktuell

 

Die elektronische Rechnungsstellung kann ab 01.07.2011 angewendet werden. Es entfällt die bisherige Verpflichtung der qualifizierten elektronischen Signatur, nur intern muss die Kontrolle der Rechnungsstellung gewährleistet werden.

Elektronische Rechnungen ab 01.07.2011 möglich © sk_design - Fotolia.com

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Die Änderungen ab 01. Juli 2011

Es war bislang schon eine PDF-Rechnung an Endkunden möglich, die dieser zugestimmt hatten, eine qualifizierte elektronische Signatur musste jedoch enthalten sein. Diese entfällt nun. Es können allerdings alle bisherigen Verfahren auch weiter genutzt werden, es genügt aber auch eine Rechnung in den Formaten PDF, E-Mail, De-Mail, E-Postbrief, Text, EDI-Verfahren, Web-Download, Computer-Fax oder Fax-Server (jedoch nicht Standard-Fax) oder Datenträgeraustausch.

Ein internes Kontrollverfahren soll die Identifizierung der elektronischen Rechnungen gewährleisten, die bisher durch die elektronische Signatur gewährleistet worden war. Diese Kontrollverfahren werden von den Firmen üblicherweise schon immer bei Rechnungen in Papierform angewendet. Wie das Kontrollverfahren ab 01.07. 2011 gestaltet wird, bleibt den Firmen überlassen. Der Gesetzestext formuliert wörtlich den "verlässlichen Prüfpfad", der zwischen Lieferung und Rechnung gewährleistet sein müsse.

Wie erfolgt eine Rechnungsprüfung?

Standard-Rechnungsprüfungen nehmen Unternehmen nach folgenden Kriterien vor:

  • Abgleich von Rechnungspositionen und Lieferung
  • Prüfung von Zahlungsansprüchen des Rechnungsabsenders
  • Prüfung aller Angaben, zum Beispiel Bankdaten, Adressen

Da diese Rechnungsstellung und -prüfung im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung ohnehin erfolgen muss, bedeuten die neuen Gesetze eine echte Entlastung der Unternehmen, man schätzt den finanziellen Gesamtrahmen für die Wirtschaft auf vier Milliarden Euro. Es werden im Gesetz keinerlei neue Dokumentationen gefordert, sondern nur die unveränderte Einhaltung der Grundsätze für EDV-gestützte Buchführungssysteme (GoBS).

Lesbarkeit und Archivierung

Elektronische Rechnungen müssen auf lange Sicht archiviert werden und lesbar bleiben, an den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (zehn Jahre) ändert sich nichts. Das stellt für die elektronische Rechnung gewisse Anforderungen an Hard- und Software, zumal der einfache Ausdruck nicht genügt. Die elektronischen Rechnungen müssen in demjenigen Originalformat, in welchem sie versendet worden waren, gespeichert werden.  

Das Bundesfinanzministerium nennt als Lösung die Archivierung auf CD- oder DVD-Rs, also nur einmal beschreibbaren Datenträgern. Eine Speicherung auf temporären Systemen hingegen ist nur zulässig, wenn über ein Datenverschlüsselungssystem Änderungen sicher verhindert werden können. 

Zudem erwarten die Finanzämter für die künftige Umsatzsteuer-Nachschau eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die elektronisch gespeicherten Rechnungen. Es ist also eine Speicherung in einem maschinenlesbaren Format vorgeschrieben.

Geld-Magazin.de, 28.06.2011


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