Elektronische Rechnungen bald gleichgestellt mit Papierrechnungen?
Eine geänderte EU-Richtlinie soll zukünftig elektronische und Papierrechnungen gleichstellen. Die Umsetzung kann in Deutschland allerdings noch dauern: Vor Ende 2012 wird nicht damit zu rechnen sein.
Der Versand von Rechnungen erfolgt bundesweit mehr und mehr via Mail und nicht mehr über den Postweg. Derzeit ist es so, dass die steuerlichen Anforderungen in der elektronischen Form nicht immer erfüllt sind und der Verbraucher dadurch Nachteile hat: Denn schnell ist der Vorsteuerabzug in Gefahr.
Mit der EU-Richtlinie, die sich hinter dem schönen Kürzel 20006/112/EC verbirgt, soll dies nun geändert werden. So soll beispielsweise die Pflicht zur elektronischen Signatur entfallen. Jedoch, so der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC), wird die Umsetzung in deutsches Recht wohl noch auf sich warten lassen.
Elektronische Rechnungen
Hintergrund: Elektronische Rechnungen stehen vielfach unter Manipulationsverdacht, da sie leicht verändert werden können. Daher gibt es schon jetzt für digitale Rechnungen strengere Vorgaben als für klassische, postalische Rechnungen. In jedem Fall muss der Rechnungsempfänger beim Finanzamt die Echtheit und Unversehrtheit des betreffenden Dokuments beweisen können.
So müssen eingehende Rechnungen beispielsweise über ein qualifiziertes digitales Zertifikat verfügen. Der Rechnungsempfänger ist angehalten, mit einem Prüfprogramm die Rechnungen zu prüfen und zu dokumentieren. Außerdem muss ein exaktes Protokoll über Eingang, Archivierung und mögliche Konvertierungen erfolgen.
Mittelständische Unternehmen aufgepasst
Gerade in vielen mittelständischen Unternehmen ist der Versand und Empfang von zertifizierten Rechnungen nicht vorgesehen und trifft sie zu unvorbereitet: Es fehlen die notwendigen Systeme. Kleine und mittelständische Unternehmen sollten daher den Einsatz von sogenannten Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in Erwägung ziehen.
Wer noch kein entsprechendes DMS installiert hat, sollte nach wie vor den Versand und Empfang von Papierrechnungen vorziehen, wie auch der BVBC rät. Fehler in der elektronischen Ausstellung und Archivierung werden bei Kontrollen durch das Finanzamt schnell erkannt und führen meist zu Nachzahlungen.
Quelle: Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC), www.bvbc.de
Geld-Magazin.de, 09.12.2010
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