Aufbewahrungsfristen für Dokumente
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Wann kann ich was wegschmeißen? - So bringen Sie Ordnung in Ihr Papierchaos
Aktenstapel© Miro Novak - Fotolia.com
Das neue Jahr steht vor der Tür und auch dann ruft wieder die Steuererklärung. Verloren im Papierkram, fragt man sich jedes Jahr aufs Neue, was man eigentlich wirklich aufheben muss und was vernichtet werden kann.
Einen festen Platz für wichtige Dokumente
Eins sei vorweg gesagt: Leider kann man nicht so viel weg werfen, wie man gerne möchte, um sich von unnötigem Ballast zu befreien. Bei unseren Papieren sind wir leider verpflichtet, viele Sachen aufzuheben.
Idealerweise sind Ihre Unterlagen immer so geordnet und abgelegt, dass Sie sich schnell zurechtfinden. Aber auch im Notfall, z. B. wenn Ihnen etwas passiert ist, sollte eine Person Ihres Vertrauens schnellen Zugriff auf nötige Dokumente haben.
Gehaltsbescheinigungen bis zur Rente aufheben
Es gibt eine Reihe von Dokumenten, die man normalerweise sein ganzes Leben lang braucht und daher aufbewahren sollte. Dazu gehören die Geburtsurkunde, Zeugnisse und Ausbildungsurkunden, der Führerschein oder auch der Personalausweis. Weiterhin sollten Sie Ihren Taufschein aufheben, wenn Sie kirchlich heiraten wollen, sowie Heiratsurkunde und Sterbeurkunden. Das Aufbewahren von ärztlichen Gutachten und Röntgenbildern kann unnötige Untersuchungen ersparen. Mindestens bis zur Rente sollten Sie Ihre Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen aufheben, sowie Nachweise über Arbeitslosengeld oder Sozialversicherung und ggf. Immatrikulationsbescheinigungen. Bis zur Rente kann es nämlich immer wieder dazu kommen, dass die Rentenbehörde diese Unterlagen anfordert, um Ihr Rentenkonto zu überprüfen bzw. zu aktualisieren. Unterlagen, die im Zusammenhang mit dem Erwerb von Wohneigentum oder Grundstücken fallen, sollten Sie ebenfalls ein Leben lang aufbewahren.
30 Jahre für Bankunterlagen
Mit einer Aufbewahrungspflicht von 30 Jahren sollten sie Bankunterlagen, wie z. B. Spar- und Darlehensverträge, Depotauszüge und Kreditunterlagen sowie Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten abheften.
Kassenzettel sollten grundsätzlich zwei Jahre aufgehoben werden, damit eventuelle Mängel reklamiert werden können. Rechnungen von Anwälten, Notaren, Ärzten oder Handwerkern sollten sogar drei Jahre aufbewahrt werden, da so lange noch Forderungen entstehen können. Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen sowie Telefonrechnungen und Kontoauszüge sollten Sie ebenfalls erst nach drei Jahren vernichten. Bei letzterem wird sogar eine längere Aufbewahrungszeit empfohlen. Versicherungsunterlagen sollten wenigstens für die Dauer der Versicherung aufbewahrt werden bzw. bis sie endgültig ausbezahlt wurde.
Hier können Sie verlorengegangene Dokumente nachfordern
Sporturkunden, Seminarvorbereitungen, Briefe, etc., sind Unterlagen, die Sie nicht generell aufheben müssen, aber vielleicht möchten. Grundsätzlich empfiehlt es sich jedoch, so wenig wie möglich aufzuheben. Hilfreich bei der Entscheidung, welche Unterlagen man vernichtet, ist die Frage, welche Dokumente im Fall der Fälle leicht wiederbeschafft werden können. Tagebuchaufzeichnungen, Briefe oder Fotos haben immer auch einen ideellen Wert. Überlegen Sie daher vorher genau, was Sie wirklich vernichten möchten.
Sollten Sie beim Aussortieren feststellen, dass Ihnen wichtige Dokumente fehlen, sollten Sie versuchen, diese wiederzubeschaffen. Geburtsurkunden, Heiratsurkunde oder Auszüge aus dem Familienstammbuch können gegen eine Gebühr beim jeweiligen Standesamt angefordert werden. Zeugniskopien oder Schulbescheinigungen für den Rentenantrag können bei der ehemaligen Schule oder bei der Schulbehörde angefordert werden, wenn die Schule selber nicht mehr existiert. Hochschulzeugnisse müssen von der Hochschule nicht aufbewahrt werden. Sollten Sie dennoch ein Zeugnis benötigen, erhalten Sie normalerweise eine Kopie, mindestens jedoch eine Bescheinigung über Ihr bestandenes Studium. Sollten Sie keinen Sozialversicherungsausweise haben, können Sie diesen beim Deutschen Rentenversicherung Bund anfordern.
Geld-Magazin, 14.01.2013